Ajouter une option dans les paramètres permettant l'écrasement ou non de l'état de compte présent dans Mozaïk Portail afin, qu'au choix, l'état de compte produit n'écrase pas les autres déjà présents dans Mozaïk Portail (cela permettrait la production d'avis par les formats d'état de compte sans écraser l'état de compte déjà en place ou même de fiche d'inscription créée dans les états de compte à des activité où apparait le numéro de référence du payeur sans écraser le vrai état de compte)

Bonjour,

Nous vous partageons la documentation fournie par notre collègue Sophie Panneton, analyste et formatrice des Effets scolaires. Elle constitue une ressource précieuse pour vous accompagner dans votre démarche dans le cas ou les parents mentionnent recevoir trop de notifications :

Comment optimiser les pratiques liées à la production de l’état de compte pour le Portail ?
Situations vécues

1- Les notifications répétées provoquent du mécontentement
2- Le parent ne voit pas le nouvel état de compte

1- Bonnes pratiques à mettre en place pour profiter des notifications, et éviter qu’elles deviennent un irritant

Bien que les notifications soient pratiques, il faut les réduire à une quantité
raisonnable. Des utilisateurs ont la pratique de rafraîchir les états de compte des
parents à chaque paiement de ceux-ci. Ceci impose une vigilance qui est difficile à
réaliser avec les mandats déjà présents.
Mozaïk-Portail et l’application mobile mParent envoient des notifications aux parents
lorsqu’un nouveau document est déposé sur le Portail Parents. Ces notifications sont
automatiques et impossibles à configurer.

Recommandation

Nous suggérons la publication mensuelle, comme le font la plupart des entreprises et
fournisseurs de services, pour l’ensemble de l’école. Le premier du mois est une date
facile à retenir pour les parents. La tâche peut même être programmée
mensuellement, de sorte qu’on retire une tâche au personnel de l’École.
Une seconde production peut être programmée, au milieu du mois, pour les élèves
ayant un solde seulement.

Rappel pour parents avec solde

Au milieu du mois, nous suggérons la production d’un état de compte pour les élèves
possédant un solde seulement.
Voici le filtre à utiliser :

Si cette méthode est implantée en informant toutes les parties prenantes de l’intervalle
de transmission des états de compte, les notifications ne seraient plus un problème.

Bonus!

Un parent avec un solde à 0$ exige de ne plus recevoir d’état de compte. Quoi faire?
Dans le filtre élève pour l’état de compte du premier du mois, on ajoute un critère
d’exclusion. La donnée Remarque sur les effets scolaires pourrait être utilisée. Cette
donnée ne disparaît pas automatiquement, elle serait à gérer manuellement.
Voici une suggestion de filtre :

Dans l’exemple ici-bas, l’utilisateur irait indiquer non dans le champ Remarque sur les
effets scolaires, pour les élèves qui ne doivent pas avoir un nouvel état de compte.

Voici un filtre pour trouver ceux à qui on a indiqué «non» dans le champ Remarque sur
les effets scolaires :

2- Le parent ne voit pas le nouvel état de compte

2.1- Cause dans GPI :

Parfois, le filtre utilisé exclut des élèves. Par exemple, on demande seulement les
élèves avec solde. Pour qu’un parent puisse visualiser son état de compte à jour, il est
important d’inclure toute la clientèle de l’école, lors de la production.

2.2- Cause dans le téléphone cellulaire du parent :

Dans l'application MParent, il est possible de cliquer sur un document pour pouvoir le
consulter.

Le cellulaire nous offre le choix de le télécharger (à nouveau si ce n'est pas le premier
téléchargement) ou d’ouvrir le document.

Une problématique peut survenir lorsque ce n'est pas le premier document consulté
que nous souhaitons visualiser.

Parce que les nouveaux documents que l'on ouvre portent le même nom que le premier
document téléchargé, il est important de télécharger à nouveau sans quoi, le cellulaire
ouvrira le premier document qui porte le même nom.

Suggestion de message texte à ajouter sur le premier état de compte de l’année.

Afin d’expliquer la politique dès le départ.

"Voici le premier état de compte de l'année.

Procédure d'envoi de l'état de compte pour Portail et mParent
Le premier de chaque mois, l'état de compte sera rafraîchi pour
tous, à 18h00.

Un rappel sera effectué le 15 de chaque mois, à 18h00, pour ceux
ayant un solde seulement. "

Côté légal, à des fins de recouvrement il est important de montrer le suivi fait auprès des parents. Le fait de pouvoir déposer plus d'un état de compte au dossier de l'élève nous aiderait à ces fins.