Amélioration à la requête pour extraire les comptes à recevoir

Bonjour, je travaille pour le département des finances et je gère les différents comptes à recevoir (CAR) des écoles.

Je suis en mesure de sortir les CAR plutôt détaillés directement dans Avant-Garde (AG) (Par élève, # de fiche, année et montant). Par contre, selon moi, cette version n'est pas complète, n'est pas facile à utiliser (car en PDF), etc.

Lorsque j'ai travaillé sur les états financiers de juin 2020, j'ai appris qu'il existait une requête qui pouvait être roulé par les TI (requête fournis par la grics). Ce fichier, en version Excel, donne plusieurs informations intéressantes, telle que le nom de l'élève, le # de fiche, le nom des parents, la date exacte de la facture et l'âge des comptes. J'ai donc trouvé que ce fichier pourrait être un bien meilleur outil pour le suivi des comptes à recevoir.

Malheureusement, j'ai fait sortir la liste au 31 décembre dernier et elle ne concorde pas de tout avec la version que nous sortons dans AG. Tout d'abord, la somme de l'ensemble de mes comptes à recevoir au 31 décembre 2020 est de 337 700.97$, alors que la somme des CAR sortie par la requête ne donne que 281 332.12$, un écart de 56 368.85$.

J'ai vérifié école par école, j'ai seulement 2 écoles qui ont exactement le même montant en $ de CAR.

J'ai donc poussé plus loin avec 2 écoles, et j'ai été en mesure de trouver exactement les dossiers en écart.

J'aimerais tout d'abord savoir ce qui cause ces écarts? Pourquoi des CAR ne se retrouvent pas dans le fichier de la requête, alors qu'ils se trouvent dans le CAR de AG? Comment pourrait-on nous assurer d'avoir exactement la même liste des CAR pour la requête?

Aussi, la requête présente uniquement les CAR, et aucun trop perçus (TP). Comment pourrait-on nous assurer d'avoir aussi les TP dans la requête?

Je vous fait parvenir des documents pour vous aider à comprendre mon problème:

1. Comptes à recevoir toutes les écoles (Lydia)

- Ce rapport est celui sortie le 31 décembre à 20h00 lorsque ma collègue Lydia a planifié le lien de AG-Dofin. J'ai utilisé p. 43 à 50 pour analyser les écarts de 012 et p. 60 à 68 pour analyser les écarts de 014.

2. Comptes à recevoir 012 31 décembre 2020

- C'est la version détaillée que je suis allé récupérer directement dans AV. Les montants balancent avec les informations du fichier précédent.

3. Comptes à recevoir 014 31 décembre 2020

- Même chose que pour 012.

4. AG-AgeCompte-SRF-20201231

- Ceci est le fichier que le département des TI m'ont remis. On m'indique ces informations qui pourrait vous aider: FAE 3417 --> Requête SQL qui retourne l'âge des comptes dans Avant-Garde.

Auteur : François Dumais |

Date : 25 juillet 2005

Pour ce qui est de l'école 012, j'ai 1 seul dossier qui cause l'écart de 116$ (CAR AV 898.50$ vs Requête 782.50$).

- Doré, Mia #fiche 3325990

Pour ce qui est de l'école 014, j'ai quelques écarts pour un total de 413.50$ (CAR AV 5666.42$ vs Requête 5252.92$)

- Dorion, Ludovyk #fiche 4029963 100.50$

- Laberge, Mavrik # fiche 3922432 40.00$ (veuillez noter que j'ai 5.15$ dans la requête vs 45.15$ dans CAR AV)

- Lavoie, Hayden # fiche 3901642 64.50$

- Lavoie, Kaïla # fiche 3708211 65.50$

- Potvin, Léo # fiche 2912723 5$

- St-Jacques, Tristant # fiche 2912723 138$

Veuillez noter que ce fichier Excel est vraiment pratique et rapide, mais il faudrait absolument que cela balance avec les CAR de AV (incluant les TP). Il me faudrait donc une requête qui sort les CAR exactement comme AV et qui inclut les TP.

Merci de vérifier pourquoi j'ai des écarts et comment obtenir un rapport qui correspond à la réalité.