Moduler Achat pour prévoir une délégation de pouvoirs complexe

Nous avons une délégation de pouvoirs granulaire (voir le chapitre 5 de notre règlement), avec des seuils différents selon le type de contrat. Par exemple, nos contrats d'approvisionnement n'ont pas le même seuil de délégation que pour une personne qui souhaite acheter des biens dans un contrat à commande. Également, nous avons des seuils différents entre nos contrats de services et nos contrats de services professionnels pour ingénieurs / architectes. Finalement, nos seuils sont également différents pour nos contrats de construction.

Nous avons 2 enjeux majeurs qui nous freinent dans notre pleine utilisation d'Achat.

• Délégation par type de contrat:

  • Achat prévoit un seul montant de délégation par délégataire. Or, pour nous, un même délégataire peut avoir plusieurs montants de délégation, selon le type de contrat à conclure.

  • Il serait donc apprécié qu'Achat puisse permettre cette flexibilité au niveau de la délégation de pouvoirs, notamment en permettant une délégation différente selon le type de contrat envisagé.

• Modification de commandes

  • En vertu de l'article 17 de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), lorsqu'on doit modifier un contrat dont le montant initial est au-dessus des seuils d'appel d'offres publics (133 800$ pour le moment), il est prévu que c'est le CA (dirigeant d'organisme) qui doit approuver cette dépense. Dans la plupart des CSS (dont au CSSDM), ce pouvoir du CA est délégué au DG: on ne peut pas déléguer ce pouvoir à un autre délégataire.

  • Or, dans notre délégation, notre DG a une délégation au-dessus du million de dollars. Pourtant, c'est possible qu'un contrat de 200 000 $ fasse l'objet d'un ajout de 30 000 $, ce qui doit être autorisé par le DG.

  • Il semble y avoir deux options pour une telle situation (contrat de 200 000 $ avec un ajout de 30 000 $):

    • on peut émettre un nouveau bon de commande

      • ceci ne nous permet pas d'envoyer l'approbation au DG, qui est le bon délégataire

      • l'ajout serait approuvé par un délégataire qui n'est pas le délégataire initial, car il est traité comme un nouveau contrat, alors que ce n'est pas le cas.

    • on peut modifier un bon de commande existant

      • ceci ne nous permet pas de suivre l'évolution des coûts, puisque le bon de commande est en quelque sorte réémis, donc on ne voit pas le nombre d'ajouts qui ont été faits

      • ceci est dangereux, car cela crée des opportunités de détourner la LCOP et la délégation de pouvoirs. Un délégataire pourrait faire un ajout de 5%, ce qui serait dans sa délégation. Comme le bon de commande se regénère, lorsqu'il y aura un autre 5% d'ajout, il n'y aura pas de mécanisme permettant d'envoyer la demande au DG, puisque nous atteindrons le 10%.

  • Achat ne permet donc pas d'appliquer la LCOP dans son état actuel, ni notre règlement de délégation.

  Je vous remercie de considérer cette demande.